Planejar, executar e avaliar são formas de aumentar o rendimento da equipe e elevar o bem-estar e a motivação
Gerir o tempo de forma eficiente pode ser fundamental para aumentar o bem-estar, a motivação e o rendimento da equipe em uma empresa. Assim, com a melhoria do fluxo de trabalho e um clima organizacional mais saudável, é possível alcançar mais resultados positivos.
Algumas maneiras para fazer uma boa gestão do tempo incluem planejamento, definição de objetivos, priorização de tarefas e flexibilidade.
Conforme ressaltado em artigo do blog da Serasa Experian, a gestão do tempo é o conjunto de técnicas e estratégias usadas para otimizar a execução de projetos e de tarefas, de modo que melhore a eficiência e a produtividade da empresa.
Na prática, isso quer dizer implementar ferramentas que auxiliem no cumprimento de metas e de prazos, como um calendário online, que ajuda a equipe a visualizar e a organizar suas atividades de forma clara e acessível.
Para que um negócio atinja o sucesso esperado, é necessário satisfazer os clientes, sem atrasos e prezando pela qualidade. Nesse sentido, a gestão do tempo pode não ser uma tarefa tão fácil de ser implementada na rotina a princípio, pois é preciso saber como gerir cada demanda e a melhor forma de administrá-las.
Segundo uma pesquisa da Acuity Training, de 2022, 82% de 500 trabalhadores entrevistados não contavam com um sistema de gerenciamento de tempo. Os dados mostraram ainda que uma em cada oito pessoas não se sente no controle das atividades em seu trabalho.
Em consonância a essas informações, o estudo “Dores dos Pequenos Negócios”, do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), mostrou que a gestão do tempo foi apontada como um dos principais problemas em pequenas empresas. A questão aparece como uma dificuldade tanto na parte comercial, quanto na administrativa, o que leva muitas organizações a optarem pela terceirização da gestão do negócio.
Esses aspectos revelam que gerir o tempo vai além de métodos e velocidade. É importante definir uma lista de prioridades e fazer um planejamento detalhado para que seja possível encontrar tempo hábil de resolver todas as demandas.
Desafios da jornada de trabalho e suas implicações
De acordo com pesquisa do portal Empregos.com.br em parceria com a Universidade de Brasília (UnB), cerca de 49% dos colaboradores cumprem atividades fora do horário de expediente. Além disso, quatro em cada dez profissionais dizem que colegas de trabalho ou chefes entram em contato mesmo fora da hora de jornada para falar sobre questões de trabalho.
A situação faz parte do cotidiano tanto de quem atua no presencial quanto no home office – trabalho remoto. Com base nos dados do estudo, 38,6% dos entrevistados consideram a carga de trabalho incompatível com a duração do expediente. Com isso, 43% afirmam que trabalham além da jornada estabelecida em contrato. Nesse contexto, o levantamento mostra que quase metade (49,4%) atuam depois do horário comercial.
Os principais fatores apontados como motivos que levam as tarefas a serem realizadas fora do horário incluem acúmulo de atribuições ou funções, prazos apertados, microgerenciamento, problemas de comunicação e má gestão do tempo.
Segundo a pesquisa, esses são aspectos que, de forma isolada ou em conjunto, fazem com que as pessoas digam que não têm tempo hábil para realizar todas as demandas e, por isso, trabalhem mais horas do que o previsto.
Estratégias para colocar a gestão do tempo em prática
Portais como o do Sebrae e da Serasa Experian, além de outros sites especializados, apontam uma gestão bem feita como o fator central para resolver essas questões e desafios. Ter uma gestão de tarefas da equipe, por exemplo, é indicado para tratar a sobrecarga que frequentemente leva à realização de tarefas fora do tempo de jornada.
Nesse sentido, é preciso comunicar com clareza tudo aquilo que deve ser feito, trabalhar com objetivos realistas e prazos possíveis de serem cumpridos. Ouvir o time, sempre que preciso, também é importante para determinar o que se espera de cada entrega.
Os fluxos corretos de produção de cada projeto precisam ser estabelecidos e esclarecidos, para que as etapas e os responsáveis saibam exatamente o que fazer e em quanto tempo determinada atividade deve ser executada.
Dar prioridade às demandas é mais uma sugestão para administrar o tempo de maneira eficaz. De acordo com informações dos portais especializados, uma abordagem eficaz envolve avaliar o grau de dificuldade, o prazo de entrega e a capacidade da equipe envolvida em cada situação.
Desse modo, evita-se a sobrecarga de pessoal para que a produtividade não seja comprometida. A qualidade das entregas também tende a ser preservada, bem como o aumento do bem-estar e da motivação. Também é importante mapear as necessidades das equipes, delegar funções e investir no treinamento das lideranças.
Em termos mais individuais, observar as etapas para o gerenciamento do tempo é fundamental. Antes de dar início às tarefas, é importante observar o uso do tempo e as influências do ambiente, definir objetivos pessoais e profissionais e, aí sim, planejar as atividades com base nos objetivos.
Durante a execução, é necessário fazer, de fato, as tarefas que foram planejadas. Depois, é o momento de avaliar os resultados do planejamento.
